كتابة رسالة إدارية: تعتبر الرسائل الإدارية من أهم الأمور التي يجب أن يعرفها الأشخاص والموظفين، ويجب أن يكونوا على دراية بكيفية كتابتها وما يمكن أن تحتوي عليه، لأن د’ر أنواعها كثيرة ومختلفة. فهي تحتوي على العديد من المكونات التي ينبغي معرفتها،
ولذلك يجب على كل موظف أن يكون على دراية ومعرفة كاملة بكيفية كتابة الخطاب الإداري بشكل صحيح، ويجب عليه الالتزام بجميع الشروط والمواصفات التي يجب توافرها دون زيادة أو نقصان.
كيفية كتابة خطاب إداري
ويجب أن يكون الموظفون أو الهيئة الإدارية على دراية بكتابتها، كما يجب أن يكونوا على دراية بأنواع النماذج.
- يجب على المرسل التعريف عن نفسه من خلال كتابة عنوانه، حتى لو كان الشخص المخاطب له يعرفه، ويكتب ذلك في البداية.
- ويتجنب ذكر الأمور الشخصية، إذا كان يعرف المرسل إليه، حتى لا تقع الرسالة في يد الموظف ويقرأها.
- ويجب عليه الرد على الرسالة في أسرع وقت ممكن، لأن خلاف ذلك يعتبر إهمالا.
- كما أن التأخير في الرد يمكن أن يسبب بعض المشاكل للمرسل.
- وينبغي أن يتجنب الكلمات الصعبة، مع عدم وجود أخطاء إملائية، وينبغي أن يقرأها بعد الكتابة أكثر من مرة قبل الإرسال.
- وعليه أن يكتب الكلام بطريقة واضحة المعنى ويتجنب الاختصار، حتى لا يؤدي إلى سوء الفهم من جانب المخاطب.
- يجب كتابة عنوان الرسالة بشكل واضح.
- ويحدد لمن سيتم إرسال الرسالة، حتى لا تحدث أخطاء.
- وعليه أن يتجنب كتابة المواضيع غير المهمة وأن يستخدم علامات الترقيم بشكل صحيح لأنها مفيدة جداً.
- يجب على المرسل وضع توقيع الشركة حتى لا يحدث أي خطأ.
- ويمنع عليه توضيح كافة المعلومات السرية المتعلقة بالشركة، حتى لا تقع في أيدي منافسيه، لذلك كان من الضروري معرفة كيفية كتابة الخطاب الإداري بشكل صحيح.
نماذج الرسائل الادارية
نموذج طلب ملف إداري:
- اسم الشركة مكتوب .
- ثم اكتب تاريخ إرسال الرسالة.
- يُكتب اسم المرسل إليه: إلى المدير.
- ابدأ بالتحية.
- ثم قم بكتابة الموضوع، على سبيل المثال “أطلب ملفًا إداريًا”، أو “أطلب المساعدة اللازمة في تسليم الملف”.
- وجاء في نهاية الرسالة: “تحياتي، مع فائق احترامي وتقديري”.
- كتابة اسم الموظف الذي تم إرسال الرسالة إليه.
- توقيع المرسل.
نموذج طلب تأجيل الجلسة
- توجد عبارة “تأجيل اجتماع” في الأعلى.
- حدد التاريخ.
- يكتب “إلى السيد المدير العام” أو “مدير الإدارة”.
- بعد التحية.
- وبعد ذلك يتم ذكر مقترح الاجتماع مع توضيح الأسباب التي من أجلها تم تقديم هذا الطلب.
- اكتب اسم الشخص الذي يتحكم في الاجتماع.
- توقيع المرسل.
نموذج طلب صيانة
- يتم إرسال هذا النموذج إلى رئيس قسم الصيانة.
- نبدأ بالتحية: “تحية وبعدها”.
- كتابة التاريخ.
- الموضوع: “طلب صيانة كمبيوتر” مثلاً تسمية القسم وكتابة الأسباب التي تؤدي إلى طلب الصيانة.
- بعد ذلك يتم كتابة كافة البيانات المتعلقة بالحاسب الآلي مثل: نوع الجهاز، نظام التشغيل، وبناء عليه يتم اتخاذ الإجراءات المناسبة.
- اختتمها بتحية، مثل قول: “مع فائق تقديري واحترامي”.
- كتابة اسم الموظف المرسل إليه الطلب.
- توقيع المرسل.
يمكنك ان ترى:
ما المقصود بالوظائف الإدارية؟
تعتبر من أشكال العمل الرسمية التي يقوم بها الموظف، حيث يرسلها إلى موظف آخر أو إلى مديره في العمل، ويجب أن تكون هذه الرسائل رسمية، للحصول على بعض الإجابات المتعلقة بعمل معين.
مكونات الوظائف الإدارية
ومن يريد أن يكتب هذا النوع من الرسائل عليه أن يكون على دراية بطبيعة وطبيعة المكونات التي يجب أن تكون فيها، وهو ما يمكن توضيحه أكثر من خلال ما يلي:
رأس
- ويجب أن يكون في أعلى الرسالة، ويجب كتابة عنوان الشركة بالتفصيل.
الرقم
- في هذا الجزء يكتب الموضوع الذي كتبت له هذه الرسالة، ويجب الإشارة إلى ترتيبه في دفاتر الشركة، ويمكن أن يطلق عليه مرجع.
التاريخ
- يتم كتابة هذا الجزء في الزاوية اليمنى من الجزء العلوي من الرسالة، ويتم الإشارة إلى عنوان المرسل واليوم والشهر والسنة التي تم إرسالها فيها.
مركز المستلم وعنوانه
- عنوان المرسل والمنصب الذي يشغله في الشركة موجود في الزاوية اليمنى باللغة العربية، وعلى الجانب الآخر الاسم باللغة الإنجليزية.
تحية افتتاحية
- المقدمة الافتتاحية مكتوبة بـ “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.
موضوع الرسالة
- يتم كتابة المحتوى ببعض الكلمات التي توضح معناه وأهميته.
جسم الرسالة
- هنا يتم كتابة الموضوع المحدد ويكون الكلام واضح وسهل. من الأفضل استخدام كلمات بسيطة والتحدث عن الموضوع نفسه.
التحية النهائية
- وهي خاتمة موضوع التدوينة ويتم كتابتها بطريقة جيدة وممتازة وأنيقة.
التوقيع
- يضيف المرسل توقيعه مع منصبه داخل الشركة في النهاية.
المرفقات
- وهذا يعني أن بعض الأوراق تتعلق بموضوع الرسالة، وإذا كانت موجودة فلا بد من كتابتها.
المخاطبون
- وفي النهاية يتم كتابة الأشخاص الموجه إليهم وحالتهم الوظيفية.
استخدام الرسائل الإدارية
- هو شكل من أشكال التواصل بين الأطراف مع بعضهم البعض، سواءً بالرسائل المكتوبة أو الإلكترونية.
- ويمكن أن تتضح أمور كثيرة نتيجة لذلك، مثل التخطيط للاجتماعات، أو بعض الأمور في العمل.
- ويمكن استخدامه أيضًا لتحديد بعض التكاليف المهمة للموظفين مقابل عملهم.
- يتم استخدامه لمخاطبة الشركات وبعضهم البعض بصفة رسمية، أو لمخاطبة الشركة والأشخاص العاديين لتحقيق أهداف معينة.
- وهو أحد الأشياء التي تفيد الشركات وأماكن العمل، لذلك نحن بحاجة إلى معرفة كيفية كتابة خطاب إداري عادةً.
أنواع المراسلات الإدارية
هناك العديد من أشكال الوظائف الإدارية المستخدمة داخل سوق العمل، وهي كما يلي:
رسالة إدارية عامة
- ويتم إرسالها بين الإدارات المختلفة حتى يتم التواصل بينهم حول الأمور المتعلقة بالعمل والمتشابهة مع بعضها البعض.
- ومن خلالها يتم الحصول على معلومات هامة تتعلق بطبيعة العمل، وهذه الرسائل رسمية جداً.
- وتجدر الإشارة إلى أن هناك فرقاً بين الرسائل الإدارية التي يتم إرسالها بين الموظفين، وتلك التي يتم إرسالها بين الأقسام المختلفة داخل نفس الشركة.
مذكرة إدارية
- أحد نماذج الرسائل الإدارية ولكنها صغيرة الحجم ولا تزيد عن صفحة واحدة.
- ونتيجة لذلك، يتم تحديد مهام معينة يجب على الموظفين القيام بها، أو ما يجب عليهم القيام به خلال فترة معينة، أو يتم إعلامهم بمواعيد الاجتماعات.
تقرير الإدارة
- أحد أنواع الرسائل الإدارية التي يمكن استخدامها لشرح الكثير من المعلومات، كتابيًا أو شفهيًا.
- وطبيعة المعلومات الواردة فيه مرتبطة بموضوع للتوضيح وبعضها خاص ولهذا السبب تم كتابة هذا التقرير.
- يهدف هذا النوع من التقارير إلى تمكين الموظفين من القيام ببعض التصرفات، في عملهم الخاص داخل الشركة أو المؤسسة، بحيث يجب عليهم معرفة كيفية كتابة خطاب إداري.